Facturación y facturación 3PL: cómo puede ayudar la tecnología

Puede ser un desafío lidiar con la facturación y la facturación 3PL, principalmente si no utiliza la automatización. Si bien estos procedimientos son complejos y exigentes, su capacidad para comunicarse de manera efectiva con los consumidores también puede depender de ellos. El proceso de facturación se vuelve más sencillo para usted en el futuro si completa todas las tareas necesarias correctamente e incluye todas las categorías de cargos correspondientes en la factura. Aún así, ayudaría si normalmente tuviera soporte técnico para mantener todo bajo administración. Además, operaciones como la facturación pueden tener un impacto significativo en la imagen y el éxito general de su empresa.

Otros factores, como acuerdos variados, también pueden ser problemáticos, junto con diferentes opciones de facturación. Asegúrese de que nada sea inexacto o cause un problema. Se deben considerar numerosos factores, y debe asegurarse de que todos los trabajos se completen de manera rápida y correcta.

Es posible que necesite una herramienta digital útil para organizar las cosas, pero ¿cómo puede hacer que la tecnología funcione a su favor y cómo puede ayudar a su empresa? Examinemos las principales categorías de software y herramientas de contabilidad para proveedores de logística externos y cómo usar soluciones digitales para resolver problemas de facturación.

¿Qué es 3PL?

Si posee un sitio minorista, el cumplimiento de pedidos es crucial para las operaciones de su negocio. Podría descubrir que procesar los pedidos de los clientes internamente ya no es práctico a medida que su empresa se expande.

La logística de terceros puede ayudar con eso. Con la ayuda de 3PL Billing and Invoicing, una empresa puede subcontratar la logística operativa, desde el almacén hasta la distribución, liberando su tiempo para concentrarse en otros aspectos de su organización.

Hay una amplia gama de servicios que ofrecen los proveedores de logística de terceros relacionados con la logística de la cadena de suministro. Se incluyen todos los servicios de logística, almacenamiento, recolección, embalaje, planificación de inventario, procesamiento de pedidos, envío y logística.

Es posible que no se haya utilizado la frase "logística de terceros", pero en las décadas de 1970 y 1980, las empresas comenzaron a externalizar sus necesidades logísticas de entrada y salida a terceros.

El término "3PL" se ha convertido en un lugar común debido al desarrollo y la expansión del comercio electrónico en las décadas de 1990 y 2000, y los 3PL han aumentado el alcance de sus ofertas. Logística de terceros es el término utilizado para describir la cadena de suministro integrada de las operaciones de almacenamiento y los servicios de transporte.

facturación 3PL

1. Firmando un acuerdo. Debe establecer un acuerdo de facturación con el cliente que incluya todos los detalles, incluida la frecuencia de facturación, los servicios que se brindarán, los precios, los términos especiales y las opciones de pago. Para obtener información sobre sus derechos y deberes legales, consulte la Sección 7 del Código Comercial Uniforme. También puede consultar los estándares de la industria para los términos del contrato y los procedimientos de facturación de la Asociación Internacional de Logística de Almacenes (IWLA).
2. Recopilación de datos para transacciones. Después de completar los servicios descritos en el contrato, recopila datos sobre todas las acciones realizadas con respecto a ese cliente, como informes de tiempo y mano de obra, órdenes de trabajo, recibos de compras, informes de cumplimiento de pedidos, informes de suministros, etc. Los servicios de valor agregado ciertamente están incluidos si los ofrece.
3. Cálculo. Según los acuerdos de facturación, usted decide qué servicios deben facturarse y cuánto cobrar. Algunos servicios, como el almacenamiento, pueden facturarse mensualmente; otros (como elegir y empacar) a menudo se facturan por artículo.
4. Redacción y envío de factura. Finalmente, le entrega a su cliente una factura con una lista de todos los costos.

Principales problemas de facturación y facturación de 3PL

1. Falta de visibilidad del consumidor

– Los clientes preguntan con frecuencia: "¿Por qué nos facturaron esto?" o "¿Exactamente para qué es este proyecto de ley?" Los clientes deben entender lo que están comprando. No puede deconstruir adecuadamente sus cotizaciones de tarifas, proporcionar la información necesaria o incluso certificar la precisión de las estadísticas si su facturación se realiza manualmente o con tecnologías obsoletas. ¡Qué maravilloso sería el mundo si no tuviera que verificar y explicar cada línea de la factura!

2. Información inconexa

– Diariamente se realizan muchas operaciones en los almacenes. Si no tiene un vínculo directo entre la administración de su almacén y los procesos de facturación para monitorear y documentar cada actividad, es más probable que pase algo por alto. Por supuesto, las operaciones no facturadas son aquellas que pasan desapercibidas. No querrás perder dinero, ¿verdad? No, ya que eso implica pérdida de ingresos.

3. Retrasos de tiempo

– En relación con los problemas anteriores, la facturación retrasada es una ocurrencia irritante pero común. En esta situación se requiere precisión y no sólo una virtud. Puede demostrar su confiabilidad y ganarse la confianza y cooperación de sus clientes entregando las facturas apropiadas a los clientes en los momentos apropiados.

4. Errores humanos

– Bueno, a la luz de todos los problemas que describimos con la facturación, este problema debería ser bastante evidente. La probabilidad de errores es demasiado grande si los cálculos se realizan en hojas de cálculo de Excel o en papel. Como resultado, usted pierde dinero si cobra de menos o el consumidor no está satisfecho con los gastos adicionales. Además, su personal de contabilidad toma tiempo adicional ya que la documentación debe corregirse y reescribirse.

5. Diversos acuerdos con los clientes

– Debido a que cada consumidor es único, con frecuencia necesita brindar un enfoque personalizado para conquistarlos de sus rivales. Esto lleva a ofrecer precios específicos, hacer arreglos únicos y promover descuentos exclusivos, pero también crea complejidad a la hora de producir facturas personalizadas.

Cómo mejorar su gestión de Facturación y Facturación 3PL:

1. Automatice la facturación de sus clientes 3PL

Sus operaciones de administración de facturación 3PL pueden automatizarse para eliminar aún más las interacciones humanas. El siguiente paso es desarrollar conjuntos de reglas para permitir Facturación de clientes 3PL una vez que sus sistemas de envío se hayan vinculado y sus datos se hayan recopilado y estandarizado en su plataforma de seguimiento de paquetes e inteligencia empresarial (BI).

No todos los 3PL son idénticos en cuanto a la administración de facturación y los procedimientos de facturación. Cada corporación tendrá diferentes operadores, planes de precios, acuerdos con los clientes y descuentos debido a sus requisitos comerciales únicos, lo que aumenta la complejidad del proceso de facturación del cliente.

Por eso es crucial contar con una herramienta de análisis logístico capaz de manejar una cantidad infinita de conjuntos de reglas y analizar rápidamente millones de registros.

Al integrar sus diversos sistemas comerciales, los 3PL pueden utilizar mejor su herramienta de análisis logístico para generar facturas de clientes y manejar los pagos de manera efectiva al enviar automáticamente los datos al sistema de destino.

2. Reúna su pila de tecnología de envío.

La integración completa de los sistemas en toda su pila tecnológica de envío de paquetes es el primer paso para mejorar los procesos de análisis y facturación de paquetes 3PL. Para explotar los datos críticos para el negocio, todos los sistemas que utilice para entregar paquetes deben estar vinculados y proporcionar datos a su plataforma de BI y análisis de paquetes.

Usar un sólido sistema de análisis de paquetes que proporciona una única fuente de verdad y permite la toma de decisiones basada en datos al mapear campos de datos e importar datos de envío completos con regularidad.

Agregar y estandarizar sus datos es la siguiente fase en la integración de la pila tecnológica de entrega de paquetes. Los nombres de campos o columnas en los datos almacenados en TMS, WMS, OMS y sistemas de operador con frecuencia no coinciden. Un nombre de cuenta en un archivo podría denominarse nombre de cliente en otro. A menos que utilice una solución que pueda normalizar los datos al momento de la importación, los campos no estándar en los datos generarán enormes desafíos con la comprensión y el análisis.

Es crucial elegir una plataforma de análisis de paquetes e inteligencia comercial que pueda aceptar datos en varias formas y cambiar esos datos automáticamente durante la importación.

Las tecnologías tradicionales de análisis de paquetes necesitan con frecuencia un formato de importación de datos rígido, lo que coloca la responsabilidad de actualizar esos datos manualmente en un recurso humano. Las empresas más pequeñas encuentran esto ineficiente y lento, pero para los transportistas importantes y los 3PL, las interfaces humanas crean rápidamente cuellos de botella y dificultades en todo el sistema de envío. Para aumentar la productividad y disminuir los puntos de contacto humanos, asegúrese de utilizar un análisis avanzado que pueda ingerir datos de varias fuentes y formatos.

Beneficios de usar Facturación y Facturación 3PL

Se puede utilizar un proveedor 3PL con varios beneficios. El beneficio más importante es que, al subcontratar estas operaciones, puede concentrarse en hacer crecer las ventas, el marketing y la línea de productos de su empresa. Tiene recursos y tiempo adicionales después de externalizar 3PL. Aquí hay algunos otros beneficios:

1. Mejore la experiencia del cliente al cumplir con sus expectativas de entregas regulares al día siguiente o el mismo día. Debido a que tiene acceso a la extensa red de distribución de 3PL, puede proporcionar una entrega rápida sin importar a dónde se envíe el pedido.
2. Ahorre dinero en gastos. Sin operar su propio espacio y empleados, podría resultar en un ahorro significativo de costos en lo que respecta al almacenamiento. Además, las empresas que ofrecen pronósticos de inventario efectivos pueden ayudarlo a maximizar sus niveles de existencias y reducir el gasto de mantener los productos disponibles.
3. Rampa hacia arriba o hacia abajo cuando sea necesario. La demanda varía a lo largo del año para la mayoría de las empresas. Puede controlar los picos y valles de manera más eficiente mediante el uso de un 3PL en lugar de realizar compromisos de capital innecesarios.