Se requiere un equipo para crear una empresa exitosa. Cada miembro de ese equipo es responsable de sus deberes. Al intentar llevar a cabo esas responsabilidades, surgen con frecuencia dificultades. Si la tripulación puede tener éxito en su objetivo depende de lo que suceda a continuación.
Uno de los miembros críticos del equipo que respalda el éxito de cualquier empresa dedicada a la venta y distribución de mercancías es el gerente de almacén. Los gerentes de almacén deben ser ingeniosos, desafiantes e inteligentes, dadas sus amplias funciones para que todo funcione sin problemas. Pero, ¿no hay dificultades en el trabajo de un jefe de almacén? En absoluto, no. Pero no importa qué problemas encuentren en el trabajo, siempre hay una solución.
En este artículo hablaremos de algunos de los problemas más frecuentes en la gestión de almacenes y cómo evitarlos.
Desafíos comunes que uno enfrenta en la gestión de almacenes y cómo solucionarlos:
Todos los problemas del almacén pueden afectar la velocidad, la eficiencia y la productividad de una actividad de almacén específica y toda la red de procedimientos relacionados. La mayoría de las veces, estos errores no se descubren hasta que el proceso ha comenzado o incluso después de que ha terminado. Por lo general, es demasiado tarde para corregir el error en ese punto, e incluso puede ser demasiado tarde para disminuir el daño causado. Sin embargo, si está al tanto de los diversos problemas que podrían surgir en la operación de su almacén, puede anticiparlos y evitar que ocurran daños en primer lugar.
1. Optimización del picking
¿Necesita ayuda con su enfoque de selección? Si tiene problemas para aumentar la eficacia operativa, incluso un ajuste modesto en su procedimiento de recolección podría afectar significativamente su productividad y sus resultados financieros.
La mayoría de los problemas de gestión de almacenes surgen durante la preparación de pedidos; sin embargo, este problema es frecuentemente el resultado de errores cometidos durante las tareas de recepción o ubicación. Una recolección deficiente puede interrumpir fácilmente un sistema de gestión de inventario cuando las tareas y decisiones diarias se completan rápidamente para ayudar a un cliente urgente en un entorno estresante.
A medida que los sistemas de radiofrecuencia y dirigidos por voz se vuelven comunes, este problema puede resolverse. Cualquiera que sea la forma que se emplee, es fundamental mantener un estricto cumplimiento de las reglas, incluso cuando surjan situaciones que hagan que el cumplimiento parezca contrario a la intuición. Los datos maestros requerirán un mantenimiento constante para mantener la precisión y confiabilidad del sistema.
2. Diseño de almacén descuidado y desordenado
El aumento de los costos de almacenamiento a lo largo del tiempo ha obligado a los gerentes de almacén a utilizar su espacio de manera más efectiva. El uso ineficiente del espacio da como resultado la falta de almacenamiento, que sigue siendo un problema generalizado en los almacenes.
Este problema se puede resolver creando un plan de almacén ideal. Este plan implica utilizar el espacio del piso y el espacio vertical al máximo y al mismo tiempo dejar suficiente espacio para que pasen los trabajadores del almacén. También incluye investigar formas de emplear maquinaria y automatización para reducir la mano de obra y los gastos de mano de obra, mejorar la accesibilidad de los productos del almacén, sistematizar la clasificación del inventario y asegurarse de que las existencias se almacenen de forma segura.
Investigue tecnología como un sistema de gestión de almacenes (WMS) que pueda ayudarlo a planificar el diseño de su almacén. Si envía las dimensiones y medidas de su almacén y artículos, ciertos WMS pueden presentarle un modelo 3D del arreglo ideal. Considere un sistema automatizado de almacenamiento y recuperación (AS/RS), una red de equipos controlados por computadora que automatiza sus actividades de recolección y almacenamiento. Un AS/RS lo ayuda a ahorrar una gran cantidad de espacio en el piso del almacén que de otro modo estaría vacío y aumenta la velocidad y la eficiencia de sus operaciones.
3. Planificación inadecuada para las demandas estacionales
Mientras que ciertas categorías de productos disfrutan de una demanda constante durante todo el año, otras exhiben aumentos de popularidad estacionales. Los picos repentinos en la demanda que lo toman con la guardia baja pueden ser bastante perjudiciales porque es posible que su almacén no esté equipado para cumplir con los pedidos. Este pico puede deberse a que necesita más suministros o sabe dónde colocarlos con tan poca antelación. Para estar preparado para manejar sus niveles cambiantes de existencias, es fundamental estar informado de las tendencias actuales del mercado y las fluctuaciones en la demanda de los productos que opera.
Mantenerse en contacto con sus fabricantes, proveedores, comerciantes, transportistas y cualquier otra fuente que pueda tener en su industria es el método más simple para manejar este problema. Al trabajar juntos para responder con eficacia, toda la cadena de suministro está informada de los cambios en la demanda.
Técnicas de previsión de la demanda para predecir los artículos que necesita almacenar en su inventario para la temporada.
4. Control de calidad
Numerosas veces, los empleados a cargo del control de calidad también seleccionan, empacan y envían productos de inventario, lo que da como resultado que se pasen por alto numerosos errores hasta que el artículo se entrega al cliente. Este error prevalece en situaciones de pandemia en las que los almacenes intentan enviar más y tienen menos empleados. Para garantizar una mejor gestión del inventario y evitar problemas en la cadena de suministro, idealmente debería tener un nivel diferente de control de calidad. Este nivel adicional de poder con frecuencia puede actuar como un motivador para manejar los problemas de inventario de rutina de una manera metódica que promueva la responsabilidad.
5. Redundancia accidental
La preparación de pedidos, la selección de productos de sus ubicaciones de almacenamiento en un almacén para completar un pedido, es donde se observa con frecuencia la redundancia. La preparación de pedidos suele ser una actividad de una sola persona en almacenes más pequeños, donde la tolerancia al error es mínima. Sin embargo, en un almacén más grande, varias personas colaboran para seleccionar artículos de varios lugares para cumplir con un solo pedido. Varios empleados que manejan el mismo pedido aumentan la probabilidad de errores, como seleccionar una cantidad excesiva de los mismos artículos.
Gastar dinero en tecnología, como un moderno sistema de ejecución de almacén (WES), que te ayudará a automatizar las tareas repetitivas en tu almacén, es una solución. Para ayudar a reducir la redundancia en la preparación de pedidos, podría emplear la tecnología de código de barras para escanear los productos elegidos para el pedido y hacer que el sistema advierta al usuario de cualquier duplicación.
6. Baja conexión y trazabilidad
La tecnología ha permitido determinar quién fabricó las materias primas, quién las transportó, a qué lote pertenecieron, cuándo y dónde viajaron, así como las etapas posteriores y quién estuvo a cargo. El problema surge cuando tenemos que obtener y recopilar los datos para utilizarlos en su totalidad y registrar cada etapa de la cadena.
Este problema puede conducir a una pérdida de control sobre los productos y la fiabilidad del suministro. Al aprovechar el nuevo software, las aplicaciones y las herramientas, las conexiones dentro y fuera del almacén ayudan a diseñar e implementar la cadena de suministro.
7. Mal control de inventario
Cualquiera de estos problemas puede indicar que necesita registrar con precisión y actualizar regularmente su inventario. Los errores son relativamente fáciles porque los procesos manuales de verificación de inventario dejan mucho potencial para el error humano. Ocasionalmente ocurren cuando se usa software desactualizado.
Un enfoque para resolver estos problemas con el almacén es cambiar a una solución más nueva. Este enfoque podría ser un sistema diseñado específicamente para la gestión de inventario o una aplicación de gestión de almacén convencional con capacidades de gestión de inventario en tiempo real. Un sistema típico recopila primero los datos de su inventario mediante un dispositivo fijo o móvil, como un escáner de código de barras. Luego, su solución de software utiliza esta información para catalogar y realizar un seguimiento de su inventario.
8. Control de daños inadecuado
Desafortunadamente, el daño es un problema frecuente en los almacenes, particularmente en aquellos que manejan muchos productos y maquinaria pesada. Si bien puede ser un desafío prevenir el daño, siempre existen técnicas para minimizarlo.
Instale equipos de seguridad, como sistemas de transportadores de acumulación, redes de estanterías específicas, sistemas de bloqueo, barras de advertencia de poco espacio libre y protectores de estanterías de tarimas. Asegúrese de que sus pasillos estén bien iluminados y sean lo suficientemente espaciosos para permitir que las personas se muevan alrededor de su mercancía rápidamente. Estas precauciones lo ayudarán a proteger a su personal, propiedad e inventario y evitar accidentes en el lugar de trabajo.
Inspeccione regularmente cada área de su almacén para detectar cualquier indicio de daños en el equipo, el almacenamiento o el vehículo. Por ejemplo, busque hacinamiento, grietas y roturas en sus estantes y tarimas de almacenamiento. Además, esté atento a cualquier daño que luego pueda causar problemas, como daños por agua o incluso infestaciones de plagas.
¿Por qué importa esto?
Una de las operaciones más cruciales en un almacén es la gestión del almacén, a la que debes prestar atención. Dado que la mayoría de las tareas de administración de almacenes están interconectadas de alguna manera, una falla en una puede resultar en errores costosos en otras. Puede perder dinero y hacer que las operaciones de su almacén se desmoronen debido a una redundancia accidental, un almacén desorganizado y una mala gestión del inventario. La falta de preparación para la demanda estacional, la gestión deficiente de los pedidos, los altos costos de mano de obra y el control de daños ineficaz también influyen. Puede disminuir el daño causado por estos errores o evitar que sucedan conociendo las dificultades que puede encontrar su almacén y sus soluciones.
Por último, no asuma que los gerentes de almacén no están satisfechos. Es un trabajo gratificante que paga bien. Como se mencionó anteriormente, se vuelve más hábil para manejar problemas a medida que avanza. Además, sería excelente si hiciera uso de las sofisticadas soluciones de gestión de almacenes disponibles para mejorar sus habilidades de gestión para que pueda gestionar eficazmente su personal y cumplir con los plazos.
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