Software ERP es uno de los sistemas de software más complicados dentro de una empresa, pero también es uno de los más beneficiosos.
Las instalaciones exitosas de ERP reúnen una variedad de tecnologías conectadas que permiten a las organizaciones optimizar y automatizar actividades, lo que da como resultado una única fuente de información en toda la empresa.
El proceso de adopción de ERP está plagado de riesgos, como la transmisión de datos inexactos y la falta de capacitación del usuario final. Como resultado, la implementación exitosa de sistemas ERP requiere alineación, planificación exhaustiva y colaboración entre funciones.
En este artículo, veremos cómo las empresas pueden evitar de manera efectiva los riesgos críticos asociados con las instalaciones de software a gran escala mediante la implementación de una metodología estandarizada durante el proceso de planificación de la implementación de ERP.
¿Qué es ERP?
Si bien muchas personas confunden el ERP con un simple software de contabilidad, es mucho más que débitos, créditos y entradas de diario.
En pocas palabras, ERP es una aplicación de software que integra (o conecta) todas sus actividades comerciales o transacciones en una sola aplicación de software. Un único sistema gestiona todos los aspectos de la planta de producción, el almacén, el departamento de contabilidad, el departamento de atención al cliente o la oficina ejecutiva.
Los sistemas ERP (que a menudo contienen software de contabilidad "básico" y un libro mayor) generalmente integran la gestión de inventario y cadena de suministro, procesamiento de pedidos y compras, gestión de relaciones con clientes, fabricación, informes financieros y contabilidad, y otros.
¿Qué es la implementación de ERP?
Un sistema ERP integra varios procesos de la empresa, como finanzas, recursos humanos, ventas y fabricación, para brindar beneficios como una mayor productividad y eficiencia. El método de diseño, configuración e implementación de un sistema ERP se denomina implementación de ERP. Debido a que un sistema ERP admite y automatiza varias tareas, el proceso a menudo toma algunos meses y es sofisticado.
Para garantizar una instalación exitosa, la empresa primero debe analizar cuidadosamente sus necesidades, determinar cómo reorganizar las operaciones para acomodar el sistema, configurar el sistema ERP para respaldar esos procesos y luego probarlo adecuadamente antes de distribuirlo a los usuarios. La preparación adecuada y una técnica de implementación por etapas son esenciales para terminar todas esas tareas a tiempo.
¿Cuál es el mejor método de implementación?
Las dos estrategias más comunes son la adopción de ERP big bang y la adopción de ERP por etapas.
Su sistema completo se pone en línea con el ERP “big bang”, y todos en nuestra empresa hacen la transición simultáneamente. En resumen, está trayendo todos los módulos de todos los departamentos en línea al mismo tiempo. Este método puede disminuir el cronograma de implementación de ERP, pero también puede crear interrupciones más significativas en las operaciones comerciales normales y suponer una carga adicional para el personal.
Por otro lado, una estrategia por etapas hará que el sistema ERP se incorpore gradualmente, frecuentemente por módulo o área funcional. Este proceso de implementación, a menudo conocido como "aterrizar y expandirse", llevará más tiempo ya que los elementos se introducen gradualmente con el tiempo. Esta estrategia puede ayudar al personal interno a reducir el riesgo y la ansiedad.
Ambos enfoques de implementación de ERP tienen ventajas y desventajas. El equipo de su socio tecnológico puede ayudarlo a desarrollar la estrategia de implementación óptima para sus circunstancias específicas.
¿Cuáles son las seis fases de la implementación de ERP?
1. Descubrimiento y Planificación
¿Cuál es exactamente la primera etapa de la implementación de ERP? Esta etapa comprende la investigación y selección del sistema, la formación de un equipo de proyecto y la especificación de los requisitos integrales del sistema.
El equipo del proyecto será responsable de varias tareas de implementación, como publicar el plan del proyecto y las fechas de los objetivos, asignar los recursos apropiados, tomar decisiones sobre el producto y el diseño, y la gestión diaria del proyecto.
Uno de los primeros objetivos del equipo será obtener una comprensión completa de las dificultades actuales, como las ineficiencias de los procesos y los requisitos del sistema ERP. Suponga que la empresa ya ha establecido un caso de negocio de ERP. Puede haber especificado inquietudes comerciales amplias y objetivos de implementación, como un cierre financiero más rápido, una visión operativa mejorada o la preparación para una oferta pública inicial. Estos pueden conducir a un estudio más extenso, incluida la documentación de las rutinas actuales y el desarrollo del sistema de concentración.
Durante esta fase, el equipo puede elegir y comprar un sistema ERP cuando la empresa comprenda claramente sus necesidades. Una decisión crítica es si emplear una solución ERP local o basada en la nube. Usted compra e instala hardware y software en el centro de datos de su organización para una solución local. Por otro lado, el ERP basado en la nube a menudo se entrega como un servicio de suscripción accesible a través de Internet, lo que facilita su adopción y requiere menos experiencia interna en TI.
. Diseño
La fase de diseño desarrolla un diseño detallado para el nuevo sistema ERP basado en requisitos precisos y una comprensión de los flujos de trabajo actuales. Esta fase implica la creación de flujos de trabajo nuevos y más eficientes y otros procesos comerciales que utilizan el sistema. Los usuarios deberían verse afectados en la fase de diseño porque tienen el conocimiento más detallado de los procesos comerciales actuales. Involucrarlos en el proceso de diseño también ayuda a garantizar que aceptarán y utilizarán el nuevo sistema.
3. Desarrollo
La fase de desarrollo puede comenzar después de que se hayan establecido criterios de diseño claros. Esta fase implica establecer y, cuando sea necesario, adaptar el software para acomodar los procedimientos revisados. También puede implicar el establecimiento de la integración con cualquier otro sistema comercial de la empresa que el sistema ERP no reemplace. La empresa debe instalar el hardware y el software necesarios si utiliza un sistema ERP local.
Junto con el desarrollo de software, el equipo debe crear materiales de capacitación para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema. También debe comenzar a planificar la migración de datos, que puede ser complicada ya que con frecuencia requiere extraer, procesar y cargar datos de numerosos sistemas, cada uno de los cuales puede utilizar varios formatos y contener información duplicada o inconsistente.
4. Pruebas
Las pruebas y el desarrollo pueden tener lugar al mismo tiempo. El equipo del proyecto, por ejemplo, puede probar módulos y características específicas, luego diseñar reparaciones o modificaciones según los resultados y volver a probar. Alternativamente, puede probar un módulo ERP mientras se está desarrollando otro. La prueba inicial de las operaciones fundamentales del software debe ir seguida de una prueba exhaustiva de sus capacidades completas, lo que incluye permitir que ciertos empleados prueben el sistema para todas sus tareas diarias. Este paso también debe incluir la prueba de los datos transferidos y la capacitación básica del usuario final.
5. Despliegue
Ha estado trabajando en esta fase desde el lanzamiento del sistema. Esté preparado para los problemas, ya que puede haber muchas piezas en movimiento y personal confuso, a pesar de sus mejores intentos de prepararlos para la transición. El equipo del proyecto debe estar listo para responder consultas, ayudar a los usuarios a comprender el sistema y esforzarse por resolver cualquier inquietud. Si es necesario, su socio de implementación debería poder ayudarlo con los problemas. Los usuarios pueden necesitar tiempo para adaptarse al sistema y obtener los aumentos de productividad esperados.
6. Soporte y actualizaciones
Después de la implementación, nutrir su proyecto ERP ayuda a mantener contentos a los usuarios y garantiza que la organización obtenga los resultados esperados. Durante esta fase, el equipo del proyecto seguirá estando a cargo de la sistema ERP, pero su atención se centrará en escuchar los comentarios de los usuarios y adaptar el sistema en consecuencia. A medida que se introducen nuevas funciones, se requiere un mayor desarrollo y configuración. Los nuevos empleados están capacitados en el sistema.
¿Por qué importa esto?
Múltiples funciones comerciales en una empresa toman decisiones que influyen en la organización en cualquier momento. ERP permite la gestión centralizada de todas las divisiones y operaciones corporativas.
ERP es un almacén de información y una única fuente de verdad para la organización. Simplifica la vida de los tomadores de decisiones y permite que los gerentes departamentales confíen en los datos para tomar decisiones comerciales críticas.
Estas son las razones por las que la implementación de ERP es fundamental para su empresa.
1. Análisis detallado
Debido a que ERP es una base de datos centralizada, también proporciona capacidades de generación de informes. Registra todas las actividades de los usuarios y ayuda a los ejecutivos de negocios a tomar decisiones que podrían mejorar la funcionalidad corporativa. La creación de informes sin un ERP puede llevar muchos días o semanas. Los informes históricos ayudan a mapear lo que las empresas pueden pasar por alto en el monitoreo en tiempo real. Una organización puede desarrollar informes para cualquier función de la empresa y profundizar para tener una comprensión más profunda, desde finanzas hasta gestión de inventario.
2. Impulsar el retorno de la inversión
Las organizaciones que utilizan ERP por primera vez pueden creer que será costoso. Sin embargo, una vez que la empresa haya superado la fase de asombro, verá valor en sus inversiones en ERP. ERP conecta todas las aplicaciones críticas de una organización. Los empleados pueden utilizar ERP como una única fuente de información en lugar de navegar entre varias aplicaciones para obtener información. Los empleados solo pueden acceder a una aplicación, lo que reduce los costos de capacitación, ahorra tiempo y les da más visibilidad.
3. Mejor desempeño de los empleados
Los empleados son empleados para realizar sus trabajos y completar sus asignaciones. Sin embargo, deben desempeñar responsabilidades administrativas para garantizar el cumplimiento de los procesos y la integridad de los datos. Influye en su desempeño porque la mayor parte de su tiempo lo dedican a tareas administrativas. Socava la moral del personal y les impide cumplir con sus funciones. La solución ERP correcta puede ayudarlo a automatizar operaciones repetitivas y permitir que el personal complete su trabajo en menos tiempo.
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