¿Qué es un SGA?
A Sistema de Administración de Inventario (WMS) es un sistema de software que brinda visibilidad del inventario completo de una empresa y supervisa las actividades de cumplimiento de la cadena de suministro desde el almacén hasta el estante minorista. Al coordinar y optimizar el consumo de recursos y los movimientos de materiales, las soluciones WMS también ayudan a las empresas a maximizar la eficiencia del espacio y la mano de obra, así como los gastos en equipos. Los sistemas WMS, en particular, están destinados a satisfacer las demandas de una cadena de suministro mundial, que abarca organizaciones de distribución, fabricación, uso intensivo de activos y servicios.
Esto se logra mediante la supervisión del diseño del almacén, el seguimiento del inventario, la selección y el embalaje de artículos, el procesamiento, el almacenamiento, el envío, la gestión de empleados, la gestión de patios y muelles y la supervisión.
Software de sistema de gestión de almacenes proporciona transparencia al ofrecer una vista en tiempo real del inventario de la empresa, ya sea en una instalación o en tránsito. Un buen WMS, por otro lado, hace más que solo realizar un seguimiento del inventario desde el momento en que ingresa a un almacén hasta el momento en que sale; también ayuda con la gestión de devoluciones (y evita la necesidad de que los clientes devuelvan productos en primer lugar).
Los principales procesos de almacén
Echemos un vistazo rápido a los principales procedimientos de gestión de almacenes para obtener una mejor comprensión de las operaciones.
1. Recibir
Esto implica tener control sobre la entrega de la cantidad adecuada de los bienes solicitados, de la calidad adecuada, en el momento adecuado a su almacén. Este proceso se puede subdividir en pasos más pequeños, como realizar una orden de compra, organizar el espacio del almacén, descargar (humano o automatizado), verificar, ingresar a la base de datos, etc. En este paso, se pueden utilizar dimensionadores automáticos que recopilan las medidas de la carga, así como programadores de muelles, para garantizar que se disponga del número correcto de personal.
2. Almacenamiento
El proceso de envío de productos a la mejor ubicación en el almacén. En este caso, es fundamental identificar correctamente cada SKU (unidad de mantenimiento de existencias) y llevarlo a la ubicación adecuada. El objetivo de mejorar este proceso es transportar los productos básicos para su almacenamiento en el mejor lugar posible de la manera más rápida, eficiente y efectiva posible. Los sistemas de gestión de espacio y asignación de fechas, por ejemplo, asignan automáticamente los lugares ideales para cada carga, lo que permite un procedimiento de almacenamiento simplificado y un uso máximo del espacio. Las condiciones de almacenamiento también son importantes para garantizar la seguridad tanto de los artículos como del personal.
3. Almacenamiento
El proceso de almacenamiento consiste en colocar las cosas en el área de almacenamiento más adecuada. Cuando se realiza correctamente, el procedimiento de almacenamiento aprovecha por completo el espacio disponible en el almacén y aumenta la eficiencia de los trabajadores. La mejora de su proceso de almacenamiento solo se puede lograr si se realiza un seguimiento de los KPI apropiados. Tener un software que calcule automáticamente el uso del almacenamiento en el almacén y registre los KPI de almacenamiento apropiados le permite evaluar qué tan eficiente es cada componente de su operación de almacenamiento.
4. Recogida
El proceso de almacenamiento implica reunir artículos en un almacén para cumplir con los pedidos de los clientes. Debido a que es la actividad más costosa del almacén, ya que representa hasta el 55 % de los gastos operativos generales, mejorarla le permitirá reducir considerablemente los costos y aumentar la eficiencia del almacén. La simplificación de este procedimiento también debe priorizar la precisión, ya que los errores pueden tener una influencia directa en la satisfacción del cliente.
5. Embalaje
El proceso de ensamblar los materiales solicitados, inspeccionar su calidad y preparar el producto para su distribución. En esta etapa, es fundamental contar con todos los datos relevantes del pedido, así como el tipo o la cantidad de empaque requerido para cada pedido. Las envolvedoras automáticas también pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero al reducir la cantidad de material de embalaje que utiliza.
6. Envío
A menudo conocido como envío, el envío es el proceso de transferir artículos a los clientes y garantizar que lleguen de manera segura y a tiempo. Tener una aplicación móvil de envío y un teléfono inteligente a la mano le permite tener la información necesaria al alcance de su mano y en tiempo real para monitorear los envíos sobre la marcha. Los sistemas de carga también pueden brindarle pautas que le enseñen cómo cargar mercancías de manera segura y efectiva.
Características clave a incluir en un WMS
1. Interfaz simple y comprensible
Algunas funciones de gestión de almacenes son desproporcionada e innecesariamente complicadas. Incluso si tiene un amplio conjunto de funciones, su interfaz debe ser fácil de comprender y utilizar. No obstante, la interfaz suele ser uno de los elementos que muchas empresas pasan por alto antes de realizar una compra. Examine la interfaz de usuario y cómo se muestran las distintas herramientas. Debe encontrar un sistema que sea fácil de usar tanto para usted como para su personal.
2. Fácil integración con plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Cuando la información en un WMS se conecta con el ERP, acelera el proceso y permite un monitoreo de datos más preciso y en tiempo real en toda la empresa. Garantiza que toda la información se guarde en una plataforma unificada y que esté adecuadamente coordinada con las demás entidades. Por ejemplo, si el equipo de ventas no está familiarizado con un sistema de gestión de almacenes, no podrá informar a sus clientes sobre el estado de su pedido de manera oportuna. Un WMS debe estar conectado con una plataforma ERP para garantizar que los miembros del equipo y otras unidades no se queden a oscuras o tengan una visión inexacta de la cadena de suministro.
3. La gestión del inventario
Una plataforma WMS rastreará los datos de inventario utilizando lectores de códigos de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), y controlará continuamente el panel del software para garantizar que solo la información más actualizada esté disponible para todos los que tienen derechos. También ayuda a garantizar que las cosas se puedan ubicar fácilmente cada vez que se deban mover. WMS administra los procedimientos relacionados con el inventario, como la preparación de kits y el conteo de ciclos, así como el tránsito directo y otras tareas relacionadas con el inventario. Un buen WMS facilita el conteo cíclico al proponer bienes para contar, dónde deben contarse y actualizar el sistema ERP según sea necesario.
4. Gestión de pedidos
Ciertos WMS brindan integración con redes de transportistas que pueden mejorar en gran medida las operaciones de envío. Además, a medida que la integración automatizada se vuelve más común, los gerentes de almacén podrán eliminar las tareas de ingreso de datos humanos que consumen mucho tiempo. El uso de robots, inteligencia artificial y aprendizaje automático para automatizar los sistemas de gestión de almacenes puede aumentar drásticamente la eficiencia y la velocidad. Los robots de recolección pueden identificar y distribuir artículos sin necesidad de que los empleados corran de un lado a otro de las mercancías y las instalaciones de envío. Los sistemas de transporte también pueden mover artículos alrededor del almacén y directamente al envío sin necesidad de interacción humana.
5. Gestión Laboral
Otro propósito de WMS son las herramientas de gestión laboral. Una gestión laboral adecuada puede ayudar a mantener a los empleados al día e identificar procedimientos que están desperdiciando recursos valiosos innecesariamente. Los empleados pueden registrar su entrada y salida escaneando códigos QR o insertando pines que controlen su llegada y salida de la oficina. Estas funciones permiten a los empleados mantener un registro de sus horas, tiempo libre pagado y horas extra.
6. Gestión financiera
Monitorear el desempeño comercial y las tendencias de ventas en todos los sitios, consumidores y productos básicos es crucial para tomar decisiones informadas y basadas en datos con respecto a acciones y mejoras futuras. WMS tiene una serie de capacidades para recopilar y monitorear todos los elementos de su operación. Las métricas configurables le permiten evaluar todos los datos y descubrir, entre otras cosas, su cliente más rentable, los productos más vendidos, el canal de ventas con mejor rendimiento, el personal más productivo y la temporada alta de ventas.
7. Gestión de riesgos
Una estrategia eficaz de desarrollo empresarial debe incluir un análisis de riesgos y una planificación integral. Los WMS modernos permiten el estudio de la información operativa y la generación de predicciones teniendo en cuenta los peligros potenciales o las interrupciones presentes. La función de planificación de la demanda de WMS reduce el exceso de existencias, el desperdicio de productos y los desabastecimientos. Los productos que tienen una gran demanda o son estacionales pueden ser monitoreados y priorizados.
8. Adopción de Aplicaciones Móviles
La implementación móvil es otra característica moderna de gestión de almacenes. Escribir e inspeccionar manualmente los detalles de stock o envío es cosa del pasado. En su lugar, se puede emplear una variedad de dispositivos móviles y lectores de códigos de barras que se pueden usar para identificar objetos al seleccionar o completar el inventario. También existen impresoras móviles que ayudan a agilizar numerosos trámites en el almacén. Tenga en cuenta los tipos de alternativas móviles disponibles y el equipo necesario para utilizarlas cuando analice las funciones de gestión de almacenes. Incluso si hay un gasto extra, vale la pena.
9. Trámites sin papeles
El objetivo hoy en día es ir sin papel, incluido el uso de la menor cantidad de papel posible en el proceso de gestión del almacén. La digitalización reduce el riesgo de perder información, ya que no hay posibilidad de perder el papel físico. Los días de emplear procedimientos de gestión de almacenes y libros de contabilidad obsoletos han terminado. El mundo se mueve demasiado rápido y las necesidades de hoy en día son demasiado grandes para confiar en los métodos antiguos de gestión y documentación de pedidos, inventarios y otros datos.
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