Los gerentes de empresas de todos los tamaños deben hacer malabares con varias responsabilidades operativas. Estos incluyen, entre otras cosas, procesos comerciales como la gestión de la cadena de suministro, la gestión de relaciones con los clientes y la planificación de recursos de fabricación. No es fácil manejar todos estos componentes comerciales de forma independiente o manual. El uso cada vez mayor de sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP) es comprensible. Sistemas ERP integrar todos los departamentos de la empresa, lo que da como resultado flujos de trabajo y procesos de toma de decisiones más optimizados. Ahora que hay más tiempo, las empresas pueden concentrarse en sus capacidades principales.
¿Qué es ERP?
ERP es principalmente un programa que permite controles y balances internos al mismo tiempo que optimiza las operaciones comerciales. Esto se logra utilizando una base de datos centralizada que reúne información de varios departamentos, incluidos contabilidad, producción, gestión de la cadena de suministro, ventas y marketing (HR).
Cada negocio tiene tareas que completar que incluyen numerosas partes interesadas con diversas responsabilidades. Sin embargo, se vuelve un desafío cuando la información necesaria para realizar trámites y tomar decisiones importantes se distribuye en múltiples plataformas. Ya sea que la información se guarde en hojas de cálculo o en software de gestión empresarial, los empleados necesitan ayuda para encontrarla y ocasionalmente necesitan acceso.
Es extremadamente desafiante mantener a todos actualizados, dada la variedad de fuentes de datos, y la productividad y el trabajo en equipo sufren, especialmente a medida que crece una empresa. Los empleados necesitan más tiempo para buscar documentos y pueden terminar duplicando el trabajo, ya que no hay un lugar al que puedan acudir para obtener la información más reciente sobre todos los aspectos de la organización que son relevantes para ellos.
Este problema se resuelve mediante un sistema ERP, que recopila datos en una sola base de datos para brindar a los gerentes y miembros del personal visibilidad interdepartamental. Además, elimina los problemas derivados de contrastar fuentes de datos y les permite analizar varios escenarios, encontrar formas de optimizar procesos y proporcionar importantes beneficios de eficiencia. Como resultado, se reducen los costos y los empleados son más productivos ya que dedican menos tiempo a buscar información.
¿Cómo funciona un ERP?
Las soluciones de planificación de recursos empresariales emplean con frecuencia una sola base de datos para varias tareas comerciales a fin de eliminar el trabajo humano y optimizar los flujos de trabajo corporativos actuales. Los tableros se usan a menudo en los sistemas ERP, lo que permite a los usuarios monitorear la eficiencia y la rentabilidad al observar datos en tiempo real en toda la empresa. Según el sistema ERP que utilice, la solución puede tener en cuenta los niveles de inventario, las fechas de envío y otros factores para determinar qué centro de distribución puede completar un pedido de manera oportuna. Sin un ERP, los datos departamentales están compartimentados, lo que complica el acceso a toda la empresa. Con la ayuda de un sistema de planificación de recursos empresariales, varios departamentos pueden compartir y acceder a los datos de la empresa en una sola ubicación.
Características clave del ERP:
1. Contabilidad
Los presupuestos, las proyecciones, el libro mayor (GL), las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR) son solo algunos ejemplos de datos financieros que pueden rastrearse, almacenarse y analizarse utilizando las capacidades de contabilidad (AR) de ERP. Los sistemas pueden realizar tareas complejas como la administración tributaria, la gestión de activos fijos, el reconocimiento de ingresos y la conciliación de múltiples monedas.
2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
La información de la relación con el cliente se agrega a la combinación cuando los componentes de CRM se integran con los sistemas ERP, lo que amplía la perspectiva del negocio. Toda la información de los clientes, incluidos los contactos, los historiales de pedidos, las órdenes de compra y el estado de los clientes potenciales, se almacena en una única base de datos de fácil acceso.
3. Ventas y marketing
La capacidad de vender, aumentar las ventas, crear ofertas y órdenes de compra, predecir, administrar comisiones y realizar un seguimiento de información crucial, como márgenes y proporciones de ganancias, es otra ventaja que los sistemas ERP con CRM integrado brindan a los equipos de marketing y ventas.
La capacidad de generar más clientes potenciales, desarrollar e implementar campañas rápidamente y monitorear la actividad del cliente a lo largo del ciclo de ventas puede ser una ventaja para los equipos de marketing.
4. Gestión de la cadena de suministro (SCM)
Los sistemas ERP supervisan el inventario, la demanda, los procedimientos de producción, la logística y la distribución para recopilar información sobre la eficacia de una empresa en la gestión de su cadena de suministro. Las operaciones se optimizan mediante órdenes de trabajo sugeridas, órdenes de transferencia y órdenes de compra distribuidas en varios sitios en una cadena de suministro completamente automatizada y vinculada.
La planificación de recursos e inventarios de distribución puede beneficiarse del uso de sistemas SCM. El monitoreo de la cadena de suministro en tiempo real puede ayudar a las empresas a encontrar regiones de desperdicio y mejorar la gestión y el control del inventario.
5. Recursos humanos (RRHH)
El componente de recursos humanos de un sistema ERP actúa como una plataforma integral para la gestión de empleados, incluidos el control de horas, la nómina, la contratación y la incorporación. Los procedimientos complejos de recursos humanos, como las deducciones de impuestos y beneficios, se pueden automatizar con la integración de ERP, lo que ahorra tiempo, dinero y errores humanos.
6. Automatización
La nómina, el procesamiento de pedidos, la facturación, los informes y otras operaciones comerciales repetitivas se pueden automatizar con la ayuda de un sistema ERP. La automatización acelera la entrada de datos, reduce los errores y libera tiempo del personal para tareas que agregan más valor.
Debido a la naturaleza de los sistemas ERP, la información ingresada por un usuario es accesible para todos los usuarios dentro de la empresa. Entonces, por ejemplo, cuando un SKU específico está disponible, un módulo de seguimiento de inventario puede iniciar instantáneamente un envío y una factura. Esto se traduce en mayores ingresos y una mayor satisfacción del cliente. O bien, para ayudarlos a tomar decisiones, los líderes de línea de negocios pueden recibir de inmediato las estadísticas más recientes sobre el flujo de caja y otras métricas.
7. Integración
Las barreras de datos pueden causar ineficiencia, oportunidades perdidas y desacuerdos operativos departamentales. El beneficio principal y posiblemente el más importante de ERP es la capacidad de compartir datos financieros, funcionales y comerciales críticos en toda la organización casi en tiempo real desde un único punto de vista.
Los sistemas ERP brindan los medios para crear inteligencia comercial al traducir estos datos en informes y conocimientos que una empresa puede usar, entre otras cosas, para reasignar recursos o explotar nuevas oportunidades de mercado.
8. Análisis de datos
El uso eficaz de los datos es siempre un objetivo principal para los directores financieros y otros ejecutivos corporativos. Los empleados ahora pueden recopilar una amplia gama de datos gracias al análisis de datos, que puede transformarse en información procesable sobre nuevas perspectivas comerciales y cómo mejorar las operaciones actuales, reducir costos, detectar fraudes y brindar un mejor servicio a los consumidores.
¿Por qué este tema?
Muchas empresas dependen de las tecnologías ERP (Enterprise Resource Planning) para tener éxito. La planificación de recursos empresariales (ERP) es el nombre que se le da al software y los sistemas que se utilizan para planificar, coordinar y administrar todos los procesos vitales de fabricación, finanzas, cadena de suministro y otros procesos comerciales. ERP puede simplificar las operaciones comerciales al automatizar la contabilidad, el marketing, la gestión de proyectos, la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de riesgos y la gestión de la cadena de suministro. Si bien una corporación puede utilizar una sola aplicación ERP, tener un conjunto completo de sistemas ERP agiliza los procesos, vincula todas las áreas de la empresa y permite una mejor recopilación y comunicación de datos. Los sistemas ERP actuales amplían las operaciones al permitir que las soluciones digitales y de colaboración se comuniquen de manera efectiva con socios fuera de la empresa, como clientes, proveedores, instituciones financieras, etc., aunque cada empresa verá el valor de esta tecnología de manera diferente. Los siguientes son algunos beneficios críticos y globales que ofrece ERP:
1. Información en tiempo real e informes mejorados
Una de las ventajas más significativas de ERP es que funciona como un centro de datos vital. Una única fuente de verdad y la visibilidad que necesita para tomar mejores decisiones las proporciona una ubicación central donde puede recopilar, almacenar y analizar datos de sus actividades utilizando un sistema ERP. Esos datos centralizados permiten que una organización obtenga información en tiempo real y produzca informes más útiles. Se pueden comparar las operaciones entre divisiones y verificar diariamente las variables de la empresa, como los niveles de inventario, para administrar mejor el capital sin necesidad de numerosas hojas de cálculo o fuentes de datos. Los avances tecnológicos están combinando datos con sofisticados sistemas de inteligencia artificial para mejorar los informes analíticos e incluso proporcionar información a pedido a través de comandos de voz. Los datos son el nuevo oro.
2. Accesibilidad en la nube
Aunque hay opciones para sistemas ERP locales, la nube Software ERP recientemente ha ganado popularidad. La movilidad, la reducción de la carga de trabajo del personal de TI y la seguridad de datos dedicada son algunos de los beneficios clave del ERP en la nube. Siempre que tenga una conexión a Internet y una solución ERP alojada en la nube, puede utilizar un dispositivo móvil para acceder al sistema desde cualquier lugar. Como resultado, el trabajo se puede completar más rápidamente sin la presencia de miembros del equipo.
3. Mejor servicio al cliente
La información del cliente constituye una parte de los datos que ERP actúa como un centro central. Múltiples departamentos pueden acceder fácilmente y trabajar juntos en las demandas de los clientes cuando los datos del cliente se almacenan de forma centralizada, lo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos, mayor precisión en los pedidos y mejores tiempos de entrega. En lugar de mantener hojas de cálculo, el personal de ventas puede concentrarse en desarrollar conexiones con los clientes y los especialistas en marketing pueden diseñar campañas publicitarias centradas en el cliente.
4. Mayor eficiencia
La automatización de tareas manuales y rutinarias es uno de los principales beneficios del ERP para las empresas. Los empleados ahora pueden concentrarse en cosas que generarán más dinero, y también ayuda a estandarizar los procedimientos corporativos de rutina. Una mejor previsión de la demanda, menos cuellos de botella en la fabricación, plazos de entrega más cortos, una cadena de suministro más receptiva y transparente y el crecimiento empresarial son todos los beneficios de una mayor eficiencia.
5. Flexibilidad
La adaptabilidad de los sistemas ERP actuales es una característica que muchos usuarios aprecian. Las aplicaciones en maquillaje modular se utilizan solas o como una suite completa. Sin tener que comprar nada que no necesite, una empresa puede elegir las mejores aplicaciones que satisfagan sus necesidades. Las empresas pueden eliminar los métodos voluminosos que han empleado debido a esta flexibilidad.
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