El aspecto más difícil de la cadena de suministro de cualquier empresa es la gestión del almacén. Incluye una variedad de procedimientos, que van desde el envío y la recepción hasta la gestión de existencias e inventario. Cada aspecto es exigente, por lo que hay que mantenerse organizado. Sistema de Administración de Inventario Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es la mejor manera de organizar sus datos y mercancías. Estos sistemas le ayudan a rastrear y procesar sus productos desde que los recibe hasta que los entrega en la puerta del cliente. Descubra cómo un WMS puede ayudarle y qué características debería tener.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes?
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un software diseñado para ayudar y mejorar los procesos de almacenamiento y distribución. Las empresas emplean esta tecnología automatizada para planificar, organizar, administrar y controlar fácilmente los recursos a lo largo de la cadena de suministro.
Funciona como centro neurálgico para los procedimientos operativos de su almacén o centro de distribución. Un WMS también ofrece una visión integral de su inventario y almacenamiento, la eficiencia del personal, las proyecciones de ventas y la entrega a minoristas, todo lo cual puede ayudar a aumentar su retorno de la inversión.
¿Cuáles son las cualidades a buscar en un sistema de gestión de almacenes?
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) óptimo ahorra tiempo y dinero a su empresa, a la vez que aumenta la satisfacción del cliente. Por otro lado, un WMS inadecuado puede perjudicar el servicio al cliente y la reputación de la empresa, además de reducir la productividad y aumentar los gastos.
La diferencia entre comprar el WMS correcto y comprar el WMS incorrecto es simplemente entender qué preguntas hacer.
1. Máxima Funcionalidad
Lo más importante que debe comprender acerca de un sistema WMS es lo que puede lograr para su empresa.
Al evaluar una solución WMS, tenga en cuenta lo siguiente: "¿Mejorará esta WMS nuestra cadena de suministro?" Por ejemplo, si su empresa tiene dificultades para medir la productividad del personal, necesitará una WMS que permita realizar un seguimiento de las tareas que ha completado un empleado (y dónde las ha completado), lo que le proporcionará información directa sobre la productividad de su personal.
Un WMS también puede ayudar a las empresas a sacar más provecho de menos recursos en una variedad de formas diferentes. Un WMS inteligente maximiza las tareas que puede realizar para su negocio mientras reduce su mano de obra.
2. Gestión completa de transacciones
Un buen WMS permite a una empresa monitorear todo, desde la recepción hasta la entrega.
Es fundamental contar con un sistema de gestión de almacenes (WMS) que proporcione datos precisos sobre todo —artículos, personal y transacciones— en todo momento. Al considerar un sistema WMS, pregúntese: "¿Este WMS me permite supervisar y gestionar todos mis recursos?".
Una vez que pueda realizar un seguimiento de todo en sus instalaciones (desde el personal hasta la actividad de sus existencias), puede realizar un análisis específico para ayudarlo a contratar de manera más inteligente y almacenar cosas de manera más efectiva.
3. Datos útiles y fáciles de leer
Los datos son vitales, pero también lo es su presentación. Una cosa es tener datos a mano que permitan evaluar el éxito de los almacenes, y otra muy distinta es poder analizarlos y presentarlos.
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) decente debería simplificar el desarrollo de informes y gráficos que muestren el rendimiento de sus instalaciones. Un WMS competente, por ejemplo, puede medir la productividad del personal y de las instalaciones en tiempo real en todas las unidades organizativas, lo que permite a la organización evaluar los resultados de grupos individuales y unidades operativas. Es esencial invertir en un WMS que analice el desempeño individual de los empleados frente a criterios que incluyen tanto la velocidad como la precisión.
4. Flexibilidad y Sostenibilidad
Una solución WMS debe ser escalable y adaptable para satisfacer los requisitos futuros. De lo contrario, no es una solución WMS sostenible.
Para determinar si una solución es sostenible, primero hay que comprobar su compatibilidad con una amplia gama de sistemas ERP. Dado que los sistemas ERP de su empresa pueden cambiar a medida que crece, es fundamental garantizar que su WMS sea compatible con diferentes ERP. Otro factor a considerar es si el WMS se basa en una arquitectura abierta. De ser así, su WMS será más compatible con futuras aplicaciones y plataformas de sistemas operativos.
5. Integración ERP fluida
Para que un negocio funcione correctamente, su sistema de gestión de almacenes (WMS) debe colaborar con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de su empresa. Por eso, es fundamental seleccionar un WMS que se integre eficazmente con los principales sistemas ERP.
El WMS que su empresa planea comprar debe ser completamente compatible con el sistema ERP existente. Un proveedor de WMS también debe ser capaz de crear nuevas integraciones de ERP.
6. Accesibilidad
Si un WMS es fácil de usar, una empresa dedicará menos tiempo a capacitar a su personal. Un WMS bien diseñado permite a los usuarios dedicar menos tiempo a configurar y administrar las operaciones diarias, lo que les permite adaptarse rápidamente a los requisitos cambiantes. Lo que es más importante, la navegación sencilla garantiza que todos los empleados puedan utilizar plenamente la capacidad de WMS.
Al seleccionar un WMS, busque menús que sean fáciles de usar y ayuden a mostrar información que pueda mejorar la accesibilidad. Verifique que el WMS, por ejemplo, proporcione una entrada de datos más fácil y el desarrollo de informes y gráficos de plantilla. De manera similar, una pantalla de tablero brinda a los usuarios acceso a todos sus datos más importantes en un solo lugar.
7. Valor para el retorno de la inversión
El precio es simplemente un componente menor de los costos totales de propiedad. La funcionalidad, la adaptabilidad, la interoperabilidad, la sostenibilidad, la usabilidad, la atención al cliente y otros factores juegan un papel importante. Estos problemas deben tenerse en cuenta al seleccionar un WMS. Recuerde que si bien un costo inicial más bajo puede parecer atractivo, puede terminar costándole más a largo plazo si la solución WMS (o el proveedor) no puede satisfacer sus demandas a medida que su empresa crece y se desarrolla.
Una mala elección de WMS podría terminar costándole más a su negocio a medida que intenta abordar las dificultades con una costosa integración o modificación para satisfacer sus necesidades. Por eso es fundamental considerar el valor total de una solución WMS: ¿El WMS algo más caro logra más de lo que necesita ahora? Aunque el costo inicial es más alto que una opción lista para usar que parece menos costosa, es posible que le cueste menos a lo largo de la vida útil de la solución.
8. Construido pensando en el almacenamiento y la logística
El enfoque general del proveedor, o la falta de este, en el almacenamiento y la logística es un factor decisivo. Las soluciones WMS suelen ser ofrecidas por organizaciones que proporcionan herramientas de gestión empresarial para una amplia gama de sectores y necesidades. Si bien esto permite a dichos proveedores diversificar su oferta de productos, también limita su conocimiento práctico del ámbito especializado y altamente específico de la gestión de almacenes.
¿Por qué es importante un sistema de gestión de almacenes?
1. Mejor productividad en el lugar de trabajo
Un sistema de gestión de almacenes es fundamental para que su empresa cumpla con las expectativas. Mejora la eficiencia del almacén al permitir el movimiento de artículos a máxima velocidad, optimizando cada fase de la cadena de suministro. Los trabajadores pueden realizar un mejor trabajo en menos tiempo, ya que disponen de lo que necesitan en el momento preciso.
2. Cumplir fácilmente con los requisitos del cliente
Muchos clientes minoristas necesitan distribuidores para satisfacer requisitos específicos, como proporcionar datos de productos digitales específicos o intercambio electrónico de datos (EDI) para ayudar a la empresa a administrar los envíos de manera más efectiva utilizando un sistema respaldado por la industria. Muchas empresas optaron por implementar un WMS ya que sus clientes introdujeron nuevas necesidades que sus sistemas existentes no podían satisfacer. Las expectativas de los consumidores solo aumentarán más, lo que requerirá avances adicionales en la flexibilidad de WMS para satisfacer estas demandas. Todo el mundo quiere trabajar de forma más inteligente. Por lo tanto, muchos distribuidores a gran escala están adoptando un WMS hoy para abordar las necesidades continuas de los clientes, al mismo tiempo que se vuelven más rentables.
3. Control y gestión de inventario mejorados
Invertir en un WMS ayuda a mejorar la gestión de inventario al reducir los niveles de inventario, aumentar el cumplimiento de pedidos y minimizar el tiempo del ciclo de pedidos. Puede permitir a las empresas monitorear cada artículo hasta el más mínimo detalle para mejorar el cumplimiento de pedidos y el control de existencias.
La gestión de inventario se vuelve considerablemente más rápida, fluida y eficiente con la ayuda de un sistema de gestión de almacenes. Brinda una entrada inmediata y precisa basada en datos en tiempo real, lo que permite a las empresas responder a las solicitudes de los clientes con mayor rapidez. Los distribuidores y mayoristas siempre deben estar al tanto de lo que hay almacenado, dónde se encuentra y cuándo debe reabastecerse.
4. Mejorar la confianza del proveedor y la apariencia del almacén
Un almacén descuidado y caótico envía un mensaje equivocado a los consumidores o proveedores potenciales. Algunos distribuidores utilizan un WMS porque saben que aumenta la probabilidad de que los posibles socios trabajen con ellos. Preocuparse por lo ordenado que parece su almacén puede parecer insignificante, pero contribuye en gran medida a atraer proveedores y asegurarse de que mantengan su confianza en usted. Si un proveedor que realiza un recorrido descubre que su almacén es un desastre, es poco probable que confíe en usted para representar adecuadamente sus productos, satisfacer cualquiera de sus estrictos estándares o incluso sacar los envíos de la puerta de la instalación a tiempo.
5. Logra un ROI más alto
El Sistema de Gestión de Almacén apropiado puede impulsar sus ventas y ganancias no solo permitiéndole vender más, sino también permitiéndole vender más rápido y de manera más efectiva a consumidores satisfechos. Además, su personal existente puede escoger y recolectar más cosas en menos tiempo y con menos errores. Esta precisión reduce las preocupaciones de los consumidores y agiliza la asistencia al cliente.
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